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Perguntas frequentes

Encontre, a seguir, as respostas para as perguntas mais frequentes sobre as funcionalidades e utilização do sistema Demandas do SP Sem Papel.

Acesso

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O acesso ao serviço Demandas deve ser feito utilizando o mesmo login e senha disponibilizados ao serviço Documentos Digitais, com a ressalva de que apenas os usuários envolvidos com convênios e acordos bilaterais, de acordo com planilha disponibilizada à PRODESP pelas secretarias conseguirão utilizar acessar o sistema.

A Prodesp cadastrou os usuários das prefeituras e entidades seguindo as informações disponíveis no CRMC e Cadin. Os usuários de cada beneficiário receberão via sistema uma notificação contendo seu usuário e sua senha. Caso algum beneficiário não consiga acessar o sistema, deverá entrar em contato com o suporte da Prodesp no telefone 0800 710 0064.

Previamente foram cadastradas todas as entidades com o registro no CRCE. Caso a secretaria verifique que algum beneficiário não recebeu os dados de acesso deve solicitar ao gestor da entidade que entre em contato com a Prodesp no telefone 0800 710 0064. Além disso, muitas entidades estão com o cadastro no CRCE desatualizado, podendo ocasionar dificuldades de acesso ao sistema. Portanto, é aconselhável as secretarias solicitem aos beneficiários que, assim que possível, atualizem os dados.

Consultar o material de apoio disponível no ambiente oficial e no serviço Capacitação, consultar o curso para prefeituras e entidades e os materiais disponíveis na midiateca e/ou entrar em contato com o canal da Prodesp no telefone 0800 710 0064.

Cadastramento

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Somente podem ser cadastrados usuários que já tenham acesso aos serviços Documentos Digitais. Caso o usuário não tenha cadastro no serviço Documento Digitais, é preciso encaminhar ao administrador local da secretaria: Nome, CPF, Cargo e Função, Unidade, equipe de atuação no serviço Demandas e e-mail (pessoal e institucional). Em seguida, é preciso efetuar a inclusão do usuário no serviço Demandas. Nesse primeiro momento, apenas o administrador local, na sede da secretaria, pode cadastrar novos usuários no serviço Demandas.

As entidades podem ter apenas um gestor cadastrado. Já, em relação, à equipe técnica, poderão ser cadastrados até 20 técnicos.

Emendas parlamentares impositivas

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Inicialmente, a Casa Civil encaminhará às secretarias, por meio do serviço Demandas, suas emendas parlamentares impositivas. Cada secretaria deverá manifestar seu parecer a cada uma das emendas relacionadas e devolver os pareceres à Casa Civil.

Após receber o parecer da secretaria, a Casa Civil fará a análise e a classificação do parecer técnico dado pela secretaria. Se a Casa Civil considerar a emenda parlamentar aprovada, encaminhará um comunicado ao parlamentar e, novamente, à secretaria, para que ela faça a associação do objeto da emenda ao seu portfólio e informe o beneficiário sobre a liberação da emenda.

Vejam no diagrama a seguir a estrutura de liberação das emendas:

Descrição da imagem

As secretarias encaminharam uma relação de usuários para a Prodesp, na qual, apenas alguns deles, de acordo com a sua responsabilidade, estão habilitados a visualizar e tramitar emendas parlamentares impositivas após o processamento pela Casa Civil. Após o cadastro, o cadastro dos usuários é mantido pelo administrador local.

No caso da Secretaria da Saúde, apenas os diretores dos DRS têm acesso ao módulo Emendas Parlamentares e podem tramitar as emendas aos beneficiários. A Secretaria da Saúde está verificando junto à Casa Civil a possibilidade de permitir que outros usuários, além dos diretores, acessem o módulo Emendas Parlamentares e possam fazer a tramitação.

Após a associação ao portfólio e liberação da emenda no módulo Demandas, ou seja, a liberação da emenda ao beneficiário, os usuários devem acessar o painel com frequência para visualizar as emendas liberadas e manter o diálogo com os deputados que fazem essa comunicação.

Para ajustar a relação de emendas disponibilizadas à determinado DRS o diretor, ou responsável designado por ele, deverá entrar em contato com o GGCON, na sede da Secretaria de Saúde.

A carga inicial das emendas parlamentares impositivas sempre será realizada pela Casa Civil a partir da publicação da LOA no Diário Oficial.

Ainda não existe alertas de expiração de prazos no sistema, mas a solicitação de melhoria já foi feita junto à Prodesp, a qual está verificando como essa solicitação pode ser atendida.

A emenda parlamentar impositiva se torna uma demanda a partir do momento em que a secretaria libera a emenda para execução do beneficiário. Assim que o beneficiário iniciar o cadastramento é gerado o número da demanda.

Perfis e papéis

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O botão identificado como “Entidade”, diz respeito a todas as naturezas jurídicas, ou seja, a todos os beneficiários.

O beneficiário, prefeitura ou entidade, poderá fazer qualquer solicitação no serviço Demandas. No entanto, as demandas provenientes de Emendas Parlamentares Impositivas – LOA ou de Demandas Parlamentares são submetidas à análise da Casa Civil antes de serem encaminhadas para a secretaria e, no caso das outras solicitações, existe uma triagem feita pela Secretaria de Desenvolvimento Regional (SDR), para avaliar as condições das solicitações e fazer os devidos encaminhamentos para a secretaria. Importante salientar também que as secretarias definiram em seus portfólios a periodicidade de cada solicitação, ou seja, de quanto em quanto tempo os beneficiários podem fazer/refazer uma solicitação à secretaria.

O sistema disponibiliza possibilidades de diligência em cada etapa de análise, conforme acordado com cada secretaria e, portanto, qualquer usuário logado e pertencente à equipe de análise poderá encaminhar. No entanto, no caso da Secretaria da Saúde, cabe ao DRS e à coordenação da SES estipular uma regra, para que a diligência para o beneficiário aconteça apenas após a realização da última análise, sendo encaminhada com o parecer do diretor do DRS.

Cada usuário cadastrado no sistema, pode visualizar toda a demanda, porém, só consegue atuar na demanda quando estiver na etapa correspondente a sua responsabilidade. Por exemplo, os usuários da equipe orçamentária visualizam a documentação produzida nas etapas anteriores, no entanto, só podem incluir dados nos campos destinados à análise orçamentária. Salientamos que todas as movimentações, ou seja, tramitações realizadas no sistema são registradas no histórico. Além disso, as edições das análises e a exclusão e inclusão de documentos anexados à demanda também são registrados.

Sim, a depender da natureza jurídica, serão solicitados documentos específicos de acordo com as necessidades e indicações de cada secretaria a cada portfólio.

Tramitação

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As etapas posteriores à assinatura e formalização do acordo bilateral, que envolvem fiscalização do convênio, acompanhamento de execução etc. ainda não estão disponíveis, mas já estão em desenvolvimento.

Não, os beneficiários têm momentos específicos de atuação no sistema. Enquanto a demanda estiver em cadastramento, o beneficiário pode fazer qualquer edição da demanda. Após o envio da demanda à secretaria, o beneficiário só poderá atualizar dados e documentação se a secretaria devolver a demanda a ele em diligência.

Após a liberação da emenda ao beneficiário, cabe ao DRS fazer contato por e-mail ou telefone, para confirmar se o beneficiário está visualizando a emenda liberada e, caso necessário, orientar os beneficiários para que façam a atualização dos dados de cadastro de equipe e de gestor no sistema. Além de indicar os canais de suporte da Prodesp para auxiliá-los.

No caso das entidades, há a necessidade de verificar se há um gestor cadastrado. Só o gestor pode encaminhar a demanda à secretaria. Nesse caso, o DRS pode orientá-los a realizar o cadastramento do gestor ou atualização dos dados, além de ajudá-los a consultar os materiais de apoio, como manuais, o Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) – no serviço de Capacitação e indicar os canais de suporte da Prodesp. Além disso, devem verificar se toda a documentação exigida no cadastramento foi inserida no sistema.

No caso das entidades, há a necessidade de verificar se há um gestor cadastrado. Só o gestor pode encaminhar a demanda à secretaria. Nesse caso, o DRS pode orientá-los a realizar o cadastramento do gestor ou atualização dos dados, além de ajudá-los a consultar os materiais de apoio, como manuais, o Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) – no serviço de Capacitação e indicar os canais de suporte da Prodesp. Além disso, devem verificar se toda a documentação exigida no cadastramento foi inserida no sistema.

as entidades são únicas no sistema, ou seja, há um cadastro para cada CNPJ, assim, cada uma delas deve ter um e-mail único cadastrado no sistema, para que possa acessar e cadastrar a demanda de acordo com o DRS vinculado. Lembrando que o beneficiário da emenda é o CNPJ que foi publicado na LOA.

Todo o Plano de Trabalho é um modelo de documento editável, inclusive no campo que diz respeito às metas. Portanto, se há necessidade de incluir outras metas, basta copiar as informações e colar mais campos de metas e depois salvar o plano de trabalho.

No sistema há um portfólio com itens de custeio e outro com os itens de investimento. Assim, é possível solicitar demandas de um ou de outro, não há a possibilidade de na mesma demanda conter itens de custeio e investimento, por orientação da Secretaria da Saúde.

Caso o beneficiário se depare com tal situação, deve entrar em contato com o GGCON e, este acionará a Prodesp para que faça a inclusão do item no sistema.

Ao acessar o módulo “Demandas. No painel, o usuário consegue visualizar o status das demandas. Ao clicar no botão “Demandas” utilizando os filtros da funcionalidade de pesquisas, conseguirá visualizar as demandas e, até mesmo, extrair para o Excel se houver a necessidade.

Documentos como CRMC, CADIN e CRCE, que são gerados a partir do próprio sistema, e há a exibição de um alerta no ato de sua consulta. Já com os demais documentos, a secretaria é a responsável por avaliar tal necessidade e solicitar à Prodesp a possibilidade do alerta. Cabe ressaltar que os analistas responsáveis devem checar a documentação durante o todo o processo.

Assim como no serviço de Documentos Digitais, com referência à Mesa Virtual, o usuário do serviço Demandas deve verificar o painel de sua responsabilidade diariamente, a fim de dar sequência às análises necessárias.