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Perguntas frequentes

DOCUMENTOS DIGITAIS Perguntas Frequentes

Encontre, a seguir, as respostas para as perguntas mais frequentes sobre as funcionalidades e utilização do Sistema Documentos Digitais do Programa SP Sem Papel.

Acesso ao sistema

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Para ser usuário do sistema, você deve ser um produtor de documentos. Assim, você deve ter sido cadastrado pelo seu órgão/entidade e deve ter recebido um e-mail com sua matrícula e senha. Caso você não o tenha recebido, entre em contato com o administrador local de seu órgão ou entidade e solicite seu cadastro.

Para acessar o sistema, abra o navegador de internet e digite o endereço http://spsempapel.sp.gov.br. Clique em “Entrar”. Na tela que se abre, digite o CPF e a senha recebida por e-mail e acesse o portal. Passe o cursor do mouse em “Serviços” e clique em “Documentos Digitais”. Pronto, você terá acessado o Sistema Documentos Digitais.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 1. Acesso ao sistema, e veja os passos detalhados de Acesso ao sistema.

O usuário pode realizar a troca de e-mail sempre que julgar necessário. Para isso, deve-se clicar em “MENU”, “Administração” e “Trocar E-mail do Usuário”.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 1. Acesso ao sistema, e veja os passos detalhados de “Trocar e-mail” nos Tutoriais de Navegação.

Na página de acesso, no portal do Programa SP Sem Papel, o usuário deve clicar em “Esqueceu sua senha?”, informar seu CPF e fazer a verificação de CAPTCHA (“Não sou um robô”). Em seguida, deve selecionar o e-mail para receber o código que permite redefinir sua senha.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 1. Acesso ao Sistema e veja os passos detalhados de “Esqueceu sua senha?” nos Tutoriais de Navegação.

Mesa Virtual

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A “Mesa Virtual” é a tela de entrada do sistema. É nela que estão os documentos que você recebe e produz. Nela, também estão os documentos recebidos e produzidos por usuários na mesma unidade que a sua. Esses documentos estão separados por seções, como “Caixa de Entrada”, “Aguardando Andamento”, “Pendente de Assinatura” etc. Os detalhes do documento aparecem em cinco colunas: o tempo decorrido desde sua criação, seu número, sua descrição, sua origem e sua situação. No topo da tela, está o logo “Sem Papel”, que possibilita voltar para a “Mesa Virtual”.

É nessa página que você pode criar documentos, realizar pesquisas e acessar o manual, os tutoriais e as demais funcionalidades do sistema.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 1.6. Mesa Virtual, e veja os passos detalhados da “Mesa Virtual” nos Tutoriais de Navegação.

Os documentos listados na “Mesa Virtual” podem ser vistos pelo seu produtor e todos os agentes pertencentes à unidade onde se encontra o documento. Alguns documentos podem ser vistos por usuários de outros órgãos/entidades e unidades, desde que os usuários destes tenham sido marcados no documento, por meio da funcionalidade “Definir Acompanhamento”.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 1.6. Mesa Virtual, e veja os passos detalhados da “Mesa Virtual” nos Tutoriais de Navegação.

Os documentos listados na "Mesa Virtual" podem ter diferentes situações, entre elas:

  • “Em Elaboração”: documentos temporários em elaboração pelo usuário; documentos que ainda não foram finalizados ou assinados pelo usuário.

  • “Gestor”: documento em que o usuário foi marcado como gestor e o está acompanhando, podendo, assim, ter ciência e colaborar na elaboração do documento.

  • “Interessado”: documentos em que o usuário foi marcado como interessado e que está acompanhando, podendo, assim, visualizá-los.

  • “Aguardando Andamento”: documentos já recebidos na caixa de entrada (exceto aqueles com prazo de devolução) que aguardam encaminhamento; ou documentos novos cuja assinatura/autenticação já tenha sido registrada e que estejam prontos para serem tramitados ou transferidos, conforme o caso.

  • “A Devolver”: documentos já recebidos na caixa de entrada que possuem prazo de devolução e aguardam andamento.

  • “A Receber”: documentos que foram tramitados ao usuário logado ou à sua unidade e que aguardam recebê-los.

  • “Responsável pela Assinatura”: documentos nos quais o usuário logado se encontra como responsável pela assinatura.

  • “Pendente de Assinatura”: documentos que foram finalizados e aguardam a assinatura.

  • “A Revisar”: documentos ainda não finalizados e nos quais o usuário logado conste como responsável pela assinatura.

  • “Sobrestado”: documentos marcados para não serem movimentados, pois apresentam alguma pendência.

  • “Em Trâmite”: documentos que foram tramitados e aguardam ser recebidos pelo usuário/unidade de destino. Quando o destinatário receber o documento, o documento sai da “Mesa Virtual” do remetente.

  • "Transferido a Órgão Externo”: documentos que foram tramitados a órgãos que não integram o Programa SP Sem Papel. A tramitação desses documentos ocorreu por outros meios eletrônicos, não por meio do Sistema Documentos Digitais.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 1.6 Mesa Virtual, e veja os passos detalhados da “Mesa Virtual”, nos Tutoriais de Navegação.

Um símbolo de engrenagem, na lateral da tela da “Mesa Virtual”, permite habilitar algumas configurações:

  • “Trazer anotações dos documentos”: exibe, com ícone de post-it, os documentos que contêm anotações.

  • “Exibir indicador de documento avulso ou composto”: identifica, na “Mesa Virtual”, os documentos compostos (processo, expediente, prontuário e dossiê) e os avulsos (memorando, ofício, ata etc.).

  • “Exibir vias canceladas”: carrega na seção “Outros” os documentos que possuem no campo “Situação” o status de “Cancelado”.

  • “Quantidade de documentos a trazer”: permite ao usuário escolher a quantidade de documentos que quer visualizar por seção. O número mínimo é cinco e o máximo é 500.

  • “Exibir pasta aguardando ação de temporalidade”: permite ao usuário tornar visível esta seção em sua “Mesa Virtual” e todos os documentos que foram arquivados, por meio da funcionalidade “Arq. Corrente”.

  • “Exibir em ordem crescente”: ordena os documentos de acordo com sua ordem de criação e recebimento.

  • “Exibir usuário em posse do documento”: permite visualizar matrícula e unidade do usuário que detém a posse do documento.

  • “Exibir datas em dia, mês e ano”: possibilita visualizar a data inicial do documento na “Mesa Virtual”.

  • “Quantidade de documentos a trazer”: permite ao usuário escolher a quantidade de documentos que quer visualizar por seção. O número mínimo é cinco e o máximo é 500.

  • “Limpar Configurações”: retorna às configurações-padrão de visualização do sistema.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 1.6. Mesa Virtual e veja os passos detalhados da “Configurações da Mesa Virtual” nos Tutoriais de Navegação.

Cadastrar substituto

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No Serviço Documentos Digitais, é possível cadastrar o substituto legal de um usuário, por meio da funcionalidade “Gerenciar possíveis substitutos”, de forma que ele tenha acesso à “Mesa Virtual” daquele que está substituindo, podendo, assim, assinar e tramitar os documentos na qualidade de substituto. O próprio usuário é quem cadastra seu(s) substituto(s) nessa funcionalidade e a recomendação é que seja(m) cadastrado(s) o(s) substituto(s) que são designados oficialmente para exercer essa função.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção e veja os passos detalhados de “Gerenciar possíveis substitutos” nos Tutoriais de Navegação.

Criar novo documento

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Podem ser produzidos todos os documentos avulsos e compostos previstos nos Planos de Classificação e nas Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio e das Atividades-Fim dos órgãos e entidades que utilizam o sistema.

Exemplos de modelos de documentos: Memorando; Ofício; Expediente de Atendimento; Processo de Adiantamento; Dossiê de Curso, entre outros. Alguns documentos só podem ser produzidos no Sistema Documentos Digitais, por meio da funcionalidade “Incluir Documento”, como Despacho, Termo de Encerramento, entre outros.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 1.6 Mesa Virtual, e veja os passos detalhados de “Criar Novo” e “Incluir Documento” nos Tutoriais de Navegação.

Para produzir um novo documento digital, acesse a “Mesa Virtual” e clique em “Criar Novo”. Na página aberta pelo sistema, selecione o modelo do documento a ser criado na lista apresentada ou escreva o nome do modelo no campo de pesquisa. Para cada modelo selecionado, é necessário informar dados complementares específicos. Preencha os campos solicitados e, na parte inferior da tela, clique em:

  • "OK”, para criar um documento temporário (o botão direciona para a tela de trabalho com o documento).

  • “Visualizar Documento”, para visualizar a formatação do documento, enquanto este ainda está sendo produzido.

  • “Voltar”, para retornar para a “Mesa Virtual”.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Criar Novo” nos Tutoriais de Navegação.

Os campos de preenchimento obrigatório aparecem em negrito e variam dependendo do modelo de documento. Mesmo não sendo obrigatórios para a criação do novo documento, quanto mais campos forem preenchidos, mais fácil será sua localização posterior.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Criar Novo” e “Incluir Documento” nos Tutoriais de Navegação..

A numeração definitiva atribuída ao documento após sua finalização é composta pelas seguintes informações: sigla do órgão, sigla do tipo de documento, ano e número sequencial.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Criar Novo” e “Incluir Documento” nos Tutoriais de Navegação..

Nome e cargo aparecem em vermelho nos documentos finalizados que não foram assinados ou autenticados. Para que esses dados tenham a mesma cor do restante do documento, é necessário assiná-lo ou autenticá-lo.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos para “Assinar” e “Autenticar” nos Tutoriais de Navegação.

A criação de um processo é de responsabilidade da autoridade competente. No sistema, há três formas de criar um processo. Em todas as situações, o usuário deve selecionar o modelo de processo adequado à sua necessidade:

  • 1

    Processo criado e assinado pela autoridade competente: nesse caso, a autoridade competente fará diretamente sua abertura e assinará. Ainda deve ser juntado o documento avulso (nato-digital ou capturado) que motivou a abertura do processo.

  • 2

    Processo criado por agente público designado e assinado por autoridade competente: nesse caso, um agente público realiza a abertura do processo e indica como responsável pela assinatura a autoridade competente. Também deve ser juntado o documento avulso (nato-digital ou capturado) que motivou a abertura do processo.

  • 3

    Processo criado e assinado por agente público designado: nesse caso, o agente público, após criar e assinar o processo, deve inserir, por meio da funcionalidade “Juntar”, Memorando (ou outro documento) da autoridade competente formalizando o motivo da autuação do processo. Observe que documentos produzidos fora do ambiente digital devem ser capturados e incluídos no processo.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos de “Criar Novo” nos Tutoriais de Navegação.

O usuário pode elaborar textos-padrão editáveis para futuro preenchimento automático em campos específicos de modelos de documento. Esses textos ficam armazenados no sistema e visíveis para todos os usuários da unidade, facilitando a produção de novos documentos com conteúdo similar.

Para salvar um texto-padrão, no modelo de documento selecionado, digite-o no campo “Texto do [tipo de documento]”; depois, em “Meus Textos-Padrão”, selecione o ícone “+”, informe um nome para o texto digitado e clique em “OK”. O texto-padrão criado poderá ser utilizado nos novos documentos do mesmo modelo criados a partir de então.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Editar” nos Tutoriais de Navegação.

O atendimento a um pedido de vista (realizado pelo próprio interessado ou seu representante legal) depende de análise e autorização da autoridade competente da unidade produtora do documento digital, de acordo com a legislação vigente. Recebido o pedido de vista, o agente público deve:

  • 1

    Se recebido em papel, digitalizar o documento. Selecionar a funcionalidade “Criar Novo” e capturar o documento para o Sistema Documentos Digitais utilizando o modelo “Pedido de Vista – Capturado”.

  • 2

    Tramitar o documento capturado para análise da autoridade competente.

  • 3

    Se o solicitante for usuário do Sistema Documentos Digitais, o pedido de vista também pode ser produzido diretamente no sistema, por meio do modelo “Requerimento de Pedido de Vista de Documento”, e tramitado diretamente para a autoridade competente.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, Anexo 1.

Cabe ao agente público que produz o texto do documento seguir as regras de linguagem e ortografia em vigência. Quanto ao formato em que o documento é exibido, o sistema segue padronizações relativas a margens e localização de brasão, assinatura, código de barras, código QR e demais elementos.

Os documentos sempre seguem a temporalidade do documento principal. Dessa forma, os documentos avulsos juntados e incorporados em um expediente ou processo passam a seguir a temporalidade do documento principal, ou seja, do documento composto. Caso o documento composto destinado à eliminação contenha um documento cuja guarda seja permanente, o agente público deve criar uma via deste documento e arquivá-la separadamente, que são os casos de “Parecer Jurídico” e de “Parecer Técnico”.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos para “Criar Novo” nos Tutoriais de Navegação.

A autuação é a forma processual dada ao conjunto de documentos: capeamento, inutilização dos espaços em branco etc. Somente depois de autorizados pela autoridade competente, os processos podem ser abertos no sistema, sem necessidade de solicitação à unidade de protocolo. Contudo, caberá a cada órgão ou entidade criar procedimentos internos para a autuação.

Para transformar um requerimento em um processo, ou juntá-lo a um processo, depois de criar o documento por meio do modelo “Requerimento”, crie também o processo adequado e, com o requerimento aberto na tela, clique em “Juntar” para incorporá-lo ao processo recém-criado.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Criar Novo” e “Juntar” nos Tutoriais de Navegação.

O cabeçalho de um documento é criado automaticamente pelo sistema, de acordo com o órgão e a entidade, e não pode ser alterado pelo usuário.

Caso seja necessário alterar o cabeçalho existente, o usuário precisará entrar em contato com o suporte local para abrir um chamado ITSM com a solicitação para a PRODESP efetuar a modificação.

Depois de escolher o modelo do documento, é necessário preencher os campos indicados como obrigatórios (em negrito). De maneira geral, há basicamente duas partes a serem preenchidas:

  • I

    ““Descritores”: digite palavras ou grupos de palavras que indiquem brevemente o conteúdo do documento e auxiliem sua identificação por meio da funcionalidade “Pesquisar”.

    Exemplos: assunto, interessado, número de referência e ementa.

  • II

    “Texto”: registre o conteúdo a ser manifestado no corpo do documento.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Criar Novo” nos Tutoriais de Navegação.

Para aferir a autenticidade de um documento supostamente produzido no sistema, verifique o código de barras, o código QR e/ou o número de autenticação constantes no próprio documento, clicando na funcionalidade “Ver Documento Completo”.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Uso, e veja os passos detalhados de “Ver Documento Completo” nos Tutoriais de Navegação.

Os arquivos auxiliares não integram o conteúdo oficial do documento digital e devem ser utilizados somente como acessórios. Para incluir um arquivo auxiliar, no lado direito da tela, em “Arquivos auxiliares”, clique em “+ Incluir Arquivo”. Qualquer formato de arquivo pode ser inserido, desde que ele não ultrapasse 10 MB (megabytes).

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Arquivos auxiliares” nos Tutoriais de Navegação.

Para salvar um documento em PDF, clique em “Ver Documento Completo” e utilize a opção de visualização “PDF”/“Abrir PDF” ou a opção “Tela Cheia”. Nelas, será apresentada uma tela para “impressão virtual” do documento. Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos.

Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Ver Documento Completo” nos Tutoriais de Navegação.

Durante a produção do documento, é possível utilizar a funcionalidade “Visualizar Documento”, localizada no final da página de produção, para conferir a formatação dele.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2.3 Criar Documento, e veja os passos detalhados de “Criar Novo” nos Tutoriais de Navegação.

Modelos de documentos digitais

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Os modelos apresentados para seleção do usuário têm o mesmo nome das séries documentais constantes nos Planos de Classificação e nas Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio e das Atividades-Fim de cada órgão e entidade, que garantem seus prazos de guarda e a sua destinação final. Podem ser compostos por duas partes, que devem ser preenchidas:

  • I

    “Descritores”: palavras ou grupos de palavras que indicam brevemente o conteúdo do documento e auxiliam sua identificação por meio da funcionalidade “Pesquisar”.

    Exemplos: assunto, interessado, número de referência e ementa.

  • II

    "Texto”: registro do conteúdo a ser manifestado no corpo do documento.

    Quando o modelo for referente a um documento composto (processo, expediente, prontuário e dossiê), ele só terá os campos “Descritores” para preenchimento, pois o usuário só está elaborando sua folha líder do documento.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e os passos detalhados de “Criar Novo” nos Tutoriais de Navegação.

Caso identifique a necessidade de um modelo ausente no sistema, solicite sua criação à Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) de seu órgão ou entidade. Após orientação e análise, o(a) coordenador(a) da CADA deve entrar em contato com o Arquivo Público do Estado, que avalia a inclusão de novos modelos de documento na base de dados do sistema.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, Anexo 1.

Os modelos têm o mesmo nome das séries documentais constantes nos Planos de Classificação e nas Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio e das Atividades-Fim de cada órgão e entidade, portanto eles apresentam a nomenclatura padroniza dos documentos a serem produzidos.

No momento da escolha do modelo, você pode digitar palavra-chave, no campo “Selecione o modelo”, que aparecerão as opções correspondentes. Selecione o modelo mais adequado para criação do documento.

Caso fique em dúvida sobre qual modelo é o mais adequado ao documento que precisa produzir, procure a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) de seu órgão ou entidade.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e os passos detalhados de “Criar Novo” nos Tutoriais de Navegação.

Um processo pode conter memorandos, ofícios, despachos, informações, relatórios, pareceres técnicos, pareceres jurídicos etc. Nele, também é possível incorporar expedientes e documentos avulsos já criados no sistema.

Documento que comunica ou solicita algo oficialmente no serviço público. Por meio dele, é possível realizar trocas informacionais a respeito de assuntos técnicos ou administrativos, com caráter exclusivamente institucional. Deve ser utilizado para comunicação de órgãos e entidades. Competência de assinatura: Secretário, Secretário Adjunto, Chefe de Gabinete, Assessor de Gabinete, Coordenador, Presidentes, Gerentes e os vários níveis de Direção).

Documento que registra correspondência interna, objetiva e simples, utilizada para assuntos rotineiros, tendo como principal função a eficiência da comunicação administrativa. Competência de assinatura: autoridade ou agente público competente da administração (Lei nº 10.177/98, art. 12, II, b). O memorando deve ser utilizado apenas para comunicações internas do órgão ou entidade. Caso o agente público deseje criar uma comunicação com outros órgãos ou entidades, este deve escolher o Modelo “Ofício”.

Documento que registra decisão, ordem ou opinião de autoridade competente sobre assunto submetido à apreciação, visando dar prosseguimento a processo ou expediente. Destinado ao interessado ou às outras unidades da administração pública. Competência de assinatura: Governador, Procurador, Secretário de Estado, Secretário Adjunto, Chefe de Gabinete, Coordenador, Presidente, Gerente, até o menor nível de chefia/direção na Administração Direta e Indireta. No sistema, somente pode ser criado por meio da operação “Incluir Documento” dentro de processos ou expedientes, uma vez que o despacho registra uma decisão e assume a série documental do documento composto que integra.

Documento composto de caráter decisório em que se reúnem, com a solicitação de autoridade competente, documentos de natureza diversa, que tramitam no decurso de uma ação administrativa. Competência de assinatura: Governador, Secretário de Estado, Secretário Adjunto, Chefe de Gabinete, Coordenador, autoridade até o nível hierárquico de Diretoria de Serviço, outros casos em que houver delegação em norma interna (Decreto nº 60.334/2014). No sistema, deve ser criado por meio da operação “Criar Novo” selecionando o modelo “Processo”. É importante observar que, ao selecionar o modelo “Processo”, o sistema cria apenas a folha líder, cabendo ao agente público a inclusão ou a incorporação de documentos que integrem este documento..

Documento que tramita para informar e/ou colher manifestações, podendo estar ou não acompanhado de outros documentos, reunidos em torno de uma atividade, demanda ou interessado. Competência de assinatura: autoridade ou agente público competente da administração (Lei nº 10.177/98, art.12, II, b). No sistema, deve ser criado por meio da operação “Criar Novo”, selecionando o modelo “Expediente”. É importante observar que, ao selecionar o modelo “Expediente”, o sistema cria apenas a folha líder, cabendo ao agente público a inclusão ou a incorporação de documentos que integrem este documento.

Documento que não tramita, em que se reúnem peças documentais de natureza diversa, para uma finalidade específica. Competência de assinatura: autoridade ou agente público competente da administração (Lei nº 10.177/98, art.12, II, b). No sistema, deve ser criado por meio da operação “Criar Novo”, selecionando o modelo “Dossiê”. É importante observar que, ao selecionar o modelo “Dossiê”, o sistema cria apenas a folha líder, cabendo ao agente público a inclusão ou a incorporação de documentos que integrem este documento.

Documento que não tramita e no qual se reúnem peças documentais de natureza diversa relativas a uma pessoa física ou jurídica. Competência de assinatura: autoridade ou agente público competente da administração (Lei nº 10.177/98, art.12, II, b). No sistema, deve ser criado por meio da operação “Criar Novo”, selecionando o modelo “Prontuário”. É importante observar que, ao selecionar o modelo “Prontuário”, o sistema cria apenas a folha líder, cabendo ao agente público a inclusão ou a incorporação de documentos que integrem este documento.

O usuário pode encontrar um glossário no Manual de Orientação para Uso do Ambiente Digital de Gestão Documental do Programa SP Sem Papel, aprovado pela Portaria UAPESP/SAESP 3, de 8 de outubro de 2020. Esse Manual está anexo ao Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, disponível na Midiateca do Ambiente Virtual de Aprendizagem e no Ambiente Oficial do Sistema Documentos Digitais

Não, os documentos finalizados e assinados antes da atualização dos novos modelos não serão alterados, lembremos que um documento assinado não pode ter nenhum campo editado e/ou alterado. Apenas os novos documentos produzidos daquela série documental, a partir da atualização dos modelos, terão os novos campos/descritores.

O sistema não indicará essas alterações, pois a modificação dos modelos que foram atualizados se deu apenas nos campos para preenchimento do formulário nos modelos já existentes e a inclusão de outros modelos que anteriormente não eram produzidos como nato-digitais.

O modelo de documento que deve ser utilizado é o “Documento Capturado Interno”, que permite tanto a autenticação quanto a assinatura do documento por um ou mais signatários. Ao realizar a captura da nota de empenho, selecione “Nota de Empenho” em “Tipo de Documento” e preencha o número da nota. O "Documento Capturado Interno” deve ser autenticado e, em seguida, deve ser assinado.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações do Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Autenticar” nos Tutoriais de Navegação.

Editar, excluir e finalizar documento

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Para editar um documento, utilize a operação “Editar”. Isso é possível somente enquanto o documento não for assinado ou autenticado.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e o veja os passos detalhados de “Editar” nos Tutoriais de Navegação.

A edição de um documento pode ser feita por seu produtor, pelo responsável por sua assinatura e pelo gestor cadastrado na funcionalidade “Definir Acompanhamento”.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e o veja os passos detalhados de “Editar” nos Tutoriais de Navegação.

Podem ser editados os documentos não finalizados (com número de controle temporário) e os finalizados (com número de controle permanente), mas ainda não assinados ou autenticados.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e o veja os passos detalhados de “Editar” nos Tutoriais de Navegação.

Ao redigir um documento, basta localizar no editor a funcionalidade (AB2) e inserir as notas que desejar. Cada nota será referenciada no rodapé do documento com o número correspondente, que se tornará um hyperlink para o respectivo trecho do texto. Para apagar a nota, basta apagar o número correspondente.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção.

Para excluir um documento avulso que não foi assinado, o usuário deve, primeiro, observar se o documento ainda está temporário (TMP) ou finalizado (com o número final). Caso o documento ainda esteja temporário, utilize a operação “Excluir”. Se o documento estiver finalizado, selecione a funcionalidade “Refazer”, que torna o documento temporário, e, em seguida, selecione a funcionalidade “Excluir”. Somente documentos temporários podem ser excluídos.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e os passos detalhados de “Excluir” nos Tutoriais de Navegação.

Para finalizar um documento temporário (cujo prefixo é TMP), utilize a operação “Finalizar”.

Após a finalização, o documento recebe prefixo e numeração definitivos e data; a assinatura fica pendente (destacada em vermelho) até que o documento seja assinado. Sua situação na “Mesa Virtual” deixa de ser “Em Elaboração” e passa a ser “Pendente de Assinatura”.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e os passos detalhados de “Finalizar” nos Tutoriais de Navegação.

Refazer e cancelar documento

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Para corrigir o modelo de um documento finalizado (que já possui uma numeração oficial), utilize a operação “Refazer”. O documento atual será cancelado e seus dados serão copiados para um novo documento temporário, o qual o usuário pode excluir ou editar e posteriormente finalizar e assinar.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2.6.3. Refazer Documento Finalizado, e veja os passos detalhados de “Refazer” nos Tutoriais de Navegação.

Para cancelar um documento, abra-o e clique em “Cancelar”. O sistema solicitará que seja informado o motivo do cancelamento. Essa operação torna o documento sem efeito. Enquanto o documento estiver aberto, é possível reverter a ação por meio da operação “Desfazer Cancelamento”. É importante salientar que apenas o responsável pela assinatura pode cancelar o documento. O cancelamento é registrado no histórico do documento e pode ser visualizado na “Mesa Virtual” do usuário, na seção “Outros” ao selecionar a opção “Exibir Vias Canceladas”, nas configurações da “Mesa Virtual”.

Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Cancelar” nos Tutoriais de Navegação.