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Perguntas frequentes

Encontre, a seguir, as respostas para as perguntas mais frequentes sobre as funcionalidades e utilização do sistema Documentos Digitais do SP Sem Papel.

Acesso ao sistema

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Para ser usuário do sistema SP Sem Papel, você deve ser um produtor de documentos. Assim, você deve ter sido cadastrado pelo seu órgão/unidade e deve ter recebido um e-mail com sua matrícula e senha. Caso você não o tenha recebido, entre em contato com o administrador local de seu órgão ou entidade e solicite seu cadastro.

Para acessar o sistema, abra o navegador de internet e digite o endereço http://spsempapel.sp.gov.br.

No menu suspenso “Serviços”, selecione a opção “Documentos digitais” para abrir a tela de login. No campo “Usuário”, digite o número de matrícula ou CPF e, no campo “Senha”, a senha. Clique no botão “Entrar”.

Recomenda-se a utilização do navegador Google Chrome. Tanto o número de matrícula quanto a senha são gerados previamente pelo sistema e enviados por e-mail a todos os usuários. Caso não os tenha recebido, procure o administrador local de seu órgão/unidade.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 1. Acesso ao sistema, e assista ao tutorial Login.

Mesa virtual

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A “Mesa virtual” é a tela de entrada do sistema. É nela que estão os documentos que você recebe e produz. Esses documentos estão separados por seções, como: caixa de entrada, aguardando andamento, pendente de assinatura etc. Os detalhes do documento aparecem em cinco colunas: o tempo decorrido desde sua criação, seu número, sua descrição, sua origem e sua situação. No topo da tela, está o logo “Sem Papel”, que possibilita voltar para a “Mesa virtual”.

É nesta tela que você pode criar documentos, realizar pesquisas, acessar o manual, os tutoriais e demais funcionalidades do sistema.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 1. Acesso ao sistema, e assista ao tutorial em vídeo Mesa virtual.

Os documentos temporários – ou seja, aqueles que ainda estão em elaboração – podem ser visualizados apenas por seu produtor (usuário que iniciou sua criação) e demais usuários marcados em “definir acompanhamento” durante sua elaboração ou edição.

Os documentos já finalizados, por padrão, podem ser visualizados por todos os usuários da unidade do produtor ou, se for o caso, apenas pelos usuários indicados na redefinição de acesso.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 1. Acesso ao sistema, e assista ao tutorial em vídeo Definir acompanhamento.

Os documentos listados na “Mesa virtual” podem ter diferentes situações, entre elas:

i. “Em elaboração”: documento temporário em elaboração pelo usuário, ainda não finalizado ou assinado.

ii. “Acompanhando”: documento acompanhado pelo usuário que foi marcado na operação “Definir acompanhamento”, que assim pode ter ciência (interessado) e colaborar em sua elaboração (gestor).

iii. “Aguardando andamento”: documento sem prazo de devolução já recebido na caixa de entrada do usuário e ainda não encaminhado; documento novo com assinatura/autenticação já registrada e pronto para tramitação ou transferência, conforme o caso.

iv. “A devolver”: documento com prazo de devolução já recebido na caixa de entrada do usuário e ainda não encaminhado.

v. “Responsável pela assinatura”: documento finalizado no qual o usuário é responsável pela assinatura e ainda não assinou.

vi. “Pendente de assinatura”: documento finalizado que aguarda assinatura.

vii. “A revisar”: documento ainda não finalizado no qual o usuário é o responsável pela assinatura.

viii. “Outros”: documento cancelado, ou seja, que não pode mais ser movimentado.

ix. “Sobrestado”: documento com movimentação suspensa por apresentar alguma pendência.

x. “Transferido”: documento transferido a ser recebido pela unidade de destino. Quando o destinatário recebe o documento, ele deixa de ser exibido na “Mesa virtual” do remetente.

xi. “Transferido a órgão externo”: documento transferido à órgão externo. A ação não

xii. “Urgente”: documento indicado como urgente na funcionalidade “Definir marcador”.

xiii. “Em trâmite”: documento em tramitação.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 1. Acesso ao sistema, e assista ao tutorial em vídeo Mesa virtual.

Criar Novo

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Podem ser produzidos todos os documentos avulsos e compostos da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio e das Atividades-Fim dos órgãos e entidades que utilizam o sistema. Exemplos de modelos de documentos: dossiê, prontuário, expediente e processo, ata, autorização, carta, convite, convocação, declaração, decreto, deliberação, despacho, edital, informação, instrução, memorando, ofício, parecer, portaria, relatório, requerimento, requisição, resolução e termos.

Para produzir um novo documento digital, acesse a “Mesa virtual” e clique em “Criar novo”. Na página aberta pelo sistema, selecione o modelo do documento a ser criado na lista apresentada ou escreva o nome do modelo no campo de pesquisa. Para cada modelo selecionado é necessário informar dados complementares específicos. Preencha os campos solicitados e, na parte inferior da tela, clique em:

- “Ok”, para criar um documento temporário (botão direciona para a tela de trabalho com o documento).

- “Visualizar documento”, para verificar o documento completo, inclusive sua formatação final.

- “Voltar”, para retornar para a “Mesa virtual”.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Criar novo.

Os campos de preenchimento obrigatório aparecem em negrito e variam dependendo do modelo de documento. Mesmo não sendo obrigatório para a criação do novo documento, quanto mais campos forem preenchidos, mais fácil será sua localização posterior.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Criar novo.

A numeração definitiva atribuída ao documento após sua finalização é composta pelas seguintes informações: sigla do órgão, sigla do tipo de documento, ano e número sequencial.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Criar novo.

Nome e cargo aparecem em vermelho em documentos sem assinatura. Para que esses dados tenham a mesma cor do restante do documento, é necessário assiná-lo.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Assinar.

Um processo só pode ser criado mediante autorização da autoridade competente e, portanto, a partir da formalização dessa autorização por meio de memorando produzido no sistema ou enviado por e-mail.

Autorizada a criação do processo, selecione o modelo adequado à sua necessidade e preencha as informações solicitadas pelo sistema. Indique a autoridade máxima da unidade como “Responsável pela assinatura”. Se o processo não for assinado diretamente pela autoridade competente, ela deve solicitar autuação a outro agente público por meio de memorando produzido no sistema ou enviado por e-mail.

Observe que memorandos enviados por e-mail devem ser capturados e incluídos no processo.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 3. Uso, e assista ao tutorial em vídeo Criar novo.

O usuário pode elaborar textos-padrão editáveis, para futuro preenchimento automático em campos específicos de modelos de documento. Esses textos ficam armazenados no sistema e visíveis para todos os usuários da unidade, facilitando a produção de novos documentos com conteúdo similar.

Para salvar um texto-padrão, digite-o no campo “Texto do [tipo de documento]”; depois, em “Meus textos-padrão”, selecione o ícone “+”, informe um nome para o texto digitado e clique em “Ok”. O texto-padrão criado poderá ser utilizado nos novos documentos do mesmo modelo criados a partir de então.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Editar.

O atendimento a um pedido de vista (realizado pelo próprio interessado ou seu representante legal) depende de análise e autorização da autoridade competente da unidade produtora do documento digital, de acordo com a legislação vigente.

Cabe ao agente público que produz o texto do documento seguir as regras de linguagem e ortografia em vigência. Quanto ao formato em que o documento é exibido, o sistema segue padronizações relativas a margens e localização de brasão, assinatura, código de barras, código QR e demais elementos.

Os documentos sempre seguem a temporalidade do documento principal. Dessa forma, os documentos avulsos incluídos em um expediente ou processo passam a seguir a temporalidade do documento principal.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 3. Uso, e assista ao tutorial em vídeo Criar novo.

A autuação é a forma processual dada ao conjunto de documentos: capeamento, inutilização dos espaços em branco etc. Somente depois de autorizado pela autoridade competente os processos podem ser abertos no sistema, sem necessidade de solicitação à unidade de protocolo, contudo caberá a cada órgão ou entidade criar procedimentos internos para a autuação.

Para transformar um requerimento em processo, ou juntá-lo a um processo, depois de criar o documento por meio do modelo “Requerimento”, crie também o processo adequado e, com o requerimento aberto na tela, clique em “Juntar” para incorporá-lo ao processo recém-criado.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Criar novo.

O cabeçalho de um documento é criado automaticamente pelo sistema, de acordo com o órgão e a entidade, e não pode ser alterado pelo usuário.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Criar novo.

Depois de escolher o modelo do documento, é necessário preencher basicamente duas partes:

i. “Descritores”: digite palavras ou grupos de palavras que indiquem brevemente o conteúdo do documento e auxiliem sua identificação por meio da funcionalidade “Pesquisa avançada”. Exemplos: assunto, interessado, número de referência e ementa.

ii. “Texto”: registre o conteúdo a ser manifestado no corpo do documento.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Criar novo.

Para aferir a autenticidade de um documento supostamente produzido no sistema, verifique o código de barras, o código QR e/ou o número de autenticação constantes no próprio documento.

Arquivos auxiliares não integram o conteúdo oficial do documento digital e devem ser utilizados somente para subsidiar sua elaboração. Para incluir um arquivo auxiliar, no lado direito da tela, em “Arquivo auxiliar”, clique em “+ Incluir arquivo”. Qualquer formato de arquivo pode ser inserido, desde que ele não ultrapasse 10 MB (megabytes).

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 3. Uso, e assista ao tutorial em vídeo Arquivo auxiliar.

Para atribuir ao documento um marcador de importância com uma ou mais opções (“Urgente”, “Prioritário” ou “Restrição de acesso”), clique em “Definir marcador” e selecione um dos marcadores disponíveis.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 3. Uso, e assista ao tutorial em vídeo Definir marcador.

Para salvar um documento, no menu “Ver documento completo”, utilize a opção de visualização “PDF”/“Abrir PDF” ou a opção “Tela cheia”. Nelas será apresentada uma tela para “impressão virtual” do documento.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 3. Uso.

Modelos de documentos digitais

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Um modelo é a representação gráfica do documento físico importada para o ambiente digital, considerando sua forma e seu conteúdo. Para produzir um novo documento no sistema, o usuário deve, primeiro, selecionar seu modelo.

Os modelos apresentados para seleção do usuário têm o mesmo nome das séries documentais constantes do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio e Fim. São compostos basicamente de duas partes, que devem ser preenchidas:

i. “Descritores”: palavras ou grupos de palavras que indicam brevemente o conteúdo do documento e auxiliam sua identificação por meio da funcionalidade “Pesquisa avançada”. Exemplos: assunto, interessado, número de referência e ementa.

ii. “Texto”: registro do conteúdo a ser manifestado no corpo do documento.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Criar novo.

Para produzir um novo documento no sistema, é preciso escolher um dos modelos cadastrados, portanto, não é possível criar um novo modelo.

Caso identifique a necessidade de um modelo ausente no sistema, solicite sua criação à Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) de seu órgão ou entidade. Após orientação e análise, o representante da CADA pode entrar em contato com o Arquivo Público do Estado, que avalia a inclusão de novos modelos de documento na base de dados do sistema.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Criar novo.

Caso fique em dúvida sobre qual modelo é o mais adequado à atividade que precisa realizar, procure a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) de seu órgão ou entidade.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Criar novo.

Um processo pode conter memorandos, ofícios, despachos, informações, relatórios, pareceres técnicos, pareceres jurídicos etc.

Documento que comunica ou solicita algo oficialmente no serviço público. Por meio dele, é possível realizar trocas informacionais a respeito de assuntos técnicos ou administrativos, com caráter exclusivamente institucional. Competência de assinatura: Secretário, Secretário adjunto, Chefe de gabinete, Assessor de gabinete, Coordenador, Presidentes, Gerentes e os vários níveis de Direção.). No sistema, deve ser criado por meio da operação “Criar novo” selecionando o modelo “Ofício”.

Documento que registra correspondência interna, objetiva e simples, utilizada para assuntos rotineiros, tendo como principal função a eficiência da comunicação administrativa. Competência de assinatura: Autoridade ou agente público competente da administração (Lei 10.177/98, art.12, II, b). No sistema, deve ser criado por meio da operação “Criar novo” selecionando o modelo “Memorando”.

Documento que registra decisão, ordem ou opinião de autoridade competente sobre assunto submetido à apreciação, visando dar prosseguimento a processo ou expediente. Destinado ao interessado ou às outras unidades da administração pública. Competência de assinatura: Governador, Procurador, Secretário de Estado, Secretário Adjunto, Chefe de Gabinete, Coordenador, Presidente, Gerente, até o menor nível de chefia/direção na Administração Direta e Indireta. No sistema, somente pode ser criado somente por meio da operação “Incluir documento” dentro de processos ou expedientes.

Documento de caráter decisório em que se reúnem, com a solicitação de autoridade competente, documentos de natureza diversa, que tramitam no decurso de uma ação administrativa. Competência de assinatura: Governador, Secretário de Estado, Secretário Adjunto, Chefe de Gabinete, Coordenador, Autoridade até o nível hierárquico de Diretoria de Serviço, outros casos em que houver delegação em norma interna (Decreto 60.334/2014). No sistema, deve ser criado por meio da operação “Criar novo” selecionando o modelo “Processo”.

Documento que tramita para informar e/ou colher manifestações, podendo estar ou não acompanhado de outros documentos, reunidos em torno de uma atividade, demanda ou interessado. Competência de assinatura: Autoridade ou agente público competente da administração (Lei 10.177/98, art.12, II, b). No sistema, deve ser criado por meio da operação “Criar novo” selecionando o modelo “Expediente”.

Documento que não tramita, em que se reúnem peças documentais de natureza diversa, para uma finalidade específica. Competência de assinatura: Autoridade ou agente público competente da administração (Lei 10.177/98, art.12, II, b). No sistema, deve ser criado por meio da operação “Criar novo” selecionando o modelo “Dossiê”.

Documento que não tramita, em que se reúnem peças documentais de natureza diversa relativas a uma pessoa física ou jurídica. Competência de assinatura: Autoridade ou agente público competente da administração (Lei 10.177/98, art.12, II, b). No sistema, deve ser criado por meio da operação “Criar novo” selecionando o modelo “Prontuário”.

Editar documento

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Para editar um documento, utilize a operação “Editar”. Isso é possível somente enquanto o documento não for assinado ou autenticado.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Editar.

A edição de um documento pode ser feita por seu produtor, pelo responsável por sua assinatura e pelo gestor cadastrado na funcionalidade “Definir acompanhamento”.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Editar.

Podem ser editados os documentos não finalizados (com número de controle temporário) e os finalizados (com número de controle permanente), mas ainda não assinados.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Editar.

Excluir documento

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Para excluir um documento avulso que não foi assinado e finalizado que aparece na “Mesa virtual” na seção “Em elaboração”, utilize a operação “Excluir”. Somente documentos temporários podem ser excluídos.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Excluir.

Refazer documento

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Para corrigir um documento que já está finalizado ou assinado e, portanto, já possui uma numeração oficial (sequencial), utilize a operação “Refazer”. O documento atual será cancelado e seus dados serão copiados para um novo documento temporário onde o usuário poderá editá-lo e posteriormente finalizar e assinar. O cancelamento e a nova criação são registrados no histórico do sistema e do usuário.

Cancelar documento

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Para cancelar um documento, abra-o e clique em “Cancelar”, o sistema solicitará que seja informado o motivo do cancelamento. Esta operação está disponível somente para documentos finalizados e/ou assinados e o tornará sem efeito; o cancelamento é registrado no histórico do sistema e do usuário. Enquanto o documento estiver aberto, é possível reverter a ação por meio da operação “Desfazer Cancelamento”.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 3. Uso, e assista ao tutorial em vídeo Cancelar.

Finalizar documento

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Para finalizar um documento temporário (cujo prefixo é TMP), utilize a operação “Finalizar”. Em seguida, confirme a operação.

Após a finalização, o documento recebe prefixo e numeração definitivos e data; a assinatura fica pendente (destacada em vermelho) até que o documento seja assinado. Sua situação na “Mesa virtual” deixa de ser “Em elaboração” e passa a ser “Pendente de assinatura”.

Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema SP Sem Papel, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Finalizar.